Organizzazione eventi aziendali, la nostra Guida. Puntata 8: la comunicazione prima di un evento

Organizzazione eventi aziendali: la perfetta comunicazione prima di un evento

Eccoci qui, ormai siamo quasi in dirittura d’arrivo. Oggi parliamo di uno degli aspetti più belli ma anche più cruciali di un evento: la comunicazione prima di un evento, ovvero come comunicarlo al meglio per far sì che ottenga i massimi risultati.

Sei giunto qui per caso, o hai seguito anche le puntate precedenti della nostra Guida? Se ti sei perso l’ultima puntata sull’allestimento della location, puoi trovarla qui.

Bene, partiamo!

L’analisi per creare un piano di comunicazione efficace

Ormai il termine “piano di comunicazione“, probabilmente, è di casa per voi, ma è senza dubbio il primo step da cui passare.

Ogni strategia di comunicazione prima di un evento parte da un piano.

Prima di realizzare il piano per il vostro evento, è necessario fare un’analisi di alcuni aspetti:

• Gli obiettivi dell’evento: ne abbiamo già parlato nella prima puntata della guida, gli obiettivi sono ciò che vi spinge ad organizzare un evento. Una comunicazione efficace dovrà portare i partecipanti al vostro evento ma soprattutto farvi raggiungere gli obiettivi che vi siete prefissati. Il contenuto della comunicazione, quindi, dovrà essere consapevolmente mirato.
• I target di riferimento: parliamo al plurale perché il vostro evento non necessariamente avrà un unico target. Con “target“ ci riferiamo sia al target di persone, che al segmento da penetrare. Dovete comunicare l’evento a qualcuno che già vi conosce? Dovete farvi notare per la prima volta? Dovete semplicemente informare i vostri associati sulla data di un evento di cui erano già a conoscenza?
• Gli elementi caratterizzanti: non sempre ci si da’ il giusto peso, ma la comunicazione deve essere basata su qualcosa di speciale. Cosa, nel vostro evento, è unico e particolare? Per quale motivo le persone dovrebbero parteciparvisi, anziché passare la loro giornata a fare altro? Cosa otterranno dal vostro evento che li arricchisca?
• Il budget: ahi, si finisce sempre qui. Anche al budget abbiamo già dedicato un’intera puntata, ed è sicuramente l’aspetto che dovrete considerare per stabilire quanto potete investire per la vostra comunicazione.

Ora che avete analizzato questi quattro punti, siete pronti a realizzare il vostro piano di comunicazione.

Stabilite i contenuti da comunicare

Essendo nel tema della comunicazione prima di un evento, pensiamo un attimo a quali sono state le comunicazioni più efficaci che abbiamo incontrato negli ultimi tempi.

Che siano pubblicità, annunci, newsletter o inviti, ognuno di noi probabilmente avrà la sua classifica personale.

Ciò che accomuna queste comunicazioni, è che sono coerenti e personalizzate.

La coerenza è un aspetto chiave che fa la differenza tra ciò che funziona e ciò che risulta fuori luogo.

Poniamo il caso, ad esempio, che dobbiate promuovere un evento di raccolta fondi per la ricerca riguardo una rara malattia poco conosciuta. Non potrete mai, evidentemente, comunicare il vostro evento in tono troppo friendly ed informale, perché risultereste dei “cialtroni”.

Se doveste invece invitare le persone ad un evento di lancio di un nuovo videogioco di auto, sicuramente dovreste approcciarvi in maniera giovane, scherzosa, e lanciare magari delle sfide.

Comunicazione personalizzata, invece, significa costruita ad hoc.

Alla gente piace sentirsi speciale, ed inconsciamente si tende a respingere tutto ciò che ci sembra inviato in massa, come newsletter palesemente tutte uguali, o affissioni troppo formali.

Quello che vi vogliamo dire, quindi, è che dovete scegliere quale messaggio lanciare al vostro pubblico per invogliarlo a partecipare all’evento, ma anche scegliere attentamente il tono con cui lo fate.

Il segreto? Trovate ciò che “farà parlare dell’evento”, ovvero che farà notizia. Che si tratti di un ospite illustre, di un’attività divertente, di un’offerta legata alla partecipazione, dovete puntare i riflettori su ciò che farà pensare alle persone: “Caspita, non posso perdermelo!”

Stabilite i mezzi con cui comunicarli

Altra scelta cruciale per la comunicazione prima di un evento.

Un errore che ancora alcune aziende commettono è pensare che la quantità porti alla qualità. Sbagliato, e grande perdita di tempo.

Non sempre è necessario investire in qualsiasi mezzo di comunicazione per ottenere i massimi risultati.

Andiamo con ordine, però, e riepiloghiamo brevemente gli strumenti che potete utilizzare per comunicare un evento:

• Comunicati stampa: inviati a giornali, siti web di informazione o professionali, i comunicati stampa servono ad informare altri professionisti su eventi che potrebbero interessare i loro lettori (non si tratta quindi delle classiche pubblicità a pagamento)
• Pubblicità tabellare: le classiche affissioni, di svariati formati e che possono essere poste in svariate posizioni
• Media convenzionali: pubblicità in tv, radio e giornali
• Social network: tramite contenuti sui vostri profili, sia free che sponsorizzati
• Pubblicità non convenzionale: guerrilla marketing, video, vlog, flash mobs e chi più ne ha più ne metta!

Come dicevamo, non tutti questi strumenti possono essere adatti al vostro evento.

Torniamo sempre al punto di partenza, per selezionare i mezzi con cui comunicare dovete considerare attentamente la tipologia e gli obiettivi del vostro evento.

Fate un’attenta distinzione anche fra i vari Social, perché scrivere contenuti su ognuno richiede notevole tempo, e scrivere un solo contenuto e ricondividerlo su tutti è, addirittura, controproducente! Ogni social ha la sua tipologia di utenti, ed un tono ben preciso. E’ un errore frequentemente commesso quello di fare una sorta di “copia incolla” per risparmiare tempo ma ricordate quello che vi abbiamo detto, ciò che funziona su un social può essere “invisibile” su un altro.

Scegliere le giuste tempistiche

Non ci stancheremo mai di dirlo, partite con il giusto anticipo.

Questo consiglio non si basa soltanto sul cliché “le persone hanno bisogno di poter pianificare in anticipo i propri impegni”, sicuramente corretto, ma ha una motivazione più profonda.

L’essere umano ha bisogno di percepire più di una volta un contenuto per poterselo ricordare. E’ vero, se qualcosa ci colpisce lo ricordiamo dopo un solo sguardo, ma per comunicare al meglio il vostro evento e catturare la maggior percentuale del vostro target, è sicuramente utile differenziare le vostre comunicazioni e farle comparire numerose volte.

Pensate per esempio ai motivetti delle pubblicità. Se ben studiati, possono rimanere in testa anche dopo un solo ascolto, ma quelli indimenticabili sono quelli che sentite ogni giorno per settimane, e che non dimenticherete nemmeno dopo anni.

Il nostro consiglio, quindi, è di pianificare le diverse comunicazioni su ognuno dei canali selezionati e differenziarle anche come tempistiche.

Partite, per esempio, da un teaser su Facebook composto da una foto misteriosa, per poi rilasciare sempre più informazioni ogni settimana.

Dopodiché fate un video su Youtube e condividete la locandina dell’evento su Instagram, invitando le persone a cliccare sull’invito ufficiale presente direttamente sul vostro sito web, dove descriverete dettagliatamente l’evento.

L’effetto della ripetizione prende origine dalla psicologia, che da sempre è una delle colonne portanti della pubblicità, e prende il nome di Effetto Priming.

Per oggi siamo giunti al termine della nostra puntata sulla comunicazione prima di un evento, ma non perdetevi la prossima per essere prontissimi ad affrontare il vostro evento!

Se volete cercare la location dei vostri sogni, non dovete fare altro che sfogliare il nostro elenco di location!

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