di LUIGI SGHINOLFI 
Allestimento evento aziendale – E’ arrivata la settima puntata della nostra fantastica guida su come organizzare gli eventi aziendali!
In questa puntata affronteremo la questione dell’allestimento dell’evento aziendale.
Prima di andare avanti assicurati di aver letto le altre puntate!
Puntata 1: Tipologia e obiettivi
Puntata 2: l’idea
Puntata 3: il budget
Puntata 4: il periodo
Puntata 5: la location
puntata 6: la contrattualizzazione e il pre-evento
Allestimento evento aziendale – a cosa serve?
L’allestimento è uno dei fattori principali per la buona riuscita di un evento aziendale.
Esso rappresenta infatti il modo in cui l’azienda si propone all’audience, che siano questi clienti, partner o dipendenti.
Se non pensi che l’allestimento sia un fattore così importante, prova a fare questo ragionamento: se dovessi presentarti a un colloquio di lavoro, indosseresti una tuta da ginnastica o giacca e cravatta?
Ecco, l’allestimento dell’evento aziendale può essere pensato come l’abito con cui la tua azienda si presenta al mondo.
Allestimento evento aziendale – gli obiettivi
Come abbiamo già detto, un evento aziendale può avere diversi obiettivi e tipologie e coinvolgere una varietà di partecipanti.
In ogni caso, è importante fare attenzione all’allestimento, per rendere l’evento veramente memorabile e impressionare gli ospiti.
Attenzione però: il fine di un buon allestimento di un evento aziendale non è quello di far esprimere la creatività dell’event designer, né quello di realizzare un’opera d’arte.
La funzione principale dell’allestimento è quella di supportare a pieno gli obiettivi e gli scopi dell’evento.
Per questo motivo, solo una volta impostati gli obiettivi sarai pronto a pensare all’allestimento.
Allestimento evento aziendale – configurazione dell’evento
Sembrerà una banalità, una delle cose fondamentali a cui riflettere nell’allestimento di un evento aziendale è la sistemazione di tavoli e sedie.
La disposizione delle sedie deve essere funzionale agli obiettivi che ti sei preposto e al contempo assicurare il massimo comfort sia per lo speaker che per l’audience.
Vediamo adesso tre generiche tipologie di configurazione.
Configurazione auditorium
Se il tuo evento aziendale prevede la partecipazione di un gran numero di partecipanti, la configurazione “auditorium” è la più funzionale.
In questo tipo di configurazione, le sedie sono disposte in diverse file che guardano verso un unico punto focale, solitamente il palco o il parlatore.
Configurazione conferenza
Questo stile è l’ideale per un evento aziendale con un numero di partecipanti ridotto e che necessitano di interagire tra di loro.
I partecipanti sono seduti attorno a dei tavoli dove hanno una visione diretta di tutti i loro colleghi.
Questo facilita le discussioni tra i partecipanti.
Configurazione aula scolastica
Se i partecipanti al meeting necessitano di scrivere o di usare il computer, l’allestimento tipo aula scolastica è il migliore.
Questa configurazione non lascia spazio ai partecipanti di interagire individualmente ed è l’ideale per i meeting di training.
In questa configurazione, le sedie sono disposte guardando lo speaker da una distanza di due tre metri, con a disposizione dei tavoli per scrivere, appunto come in un’aula scolastica.
Allestimento evento aziendale – il palco e la sala
Una volta che hai deciso la configurazione di tavoli e sedie, gli altri aspetti di cui preoccuparti sono l’allestimento del palco (o, in mancanza di questo, del punto in cui lo speaker parlerà) e quello della sala.
Il palco è il punto che l’audience fisserà per gran parte della durata del meeting.
Lo scopo di un buon design di scena è allora non solo quello di fornire un piacevole e neutrale appoggio per ciò che accade sul palco, ma anche di supportare il messaggio e il tema di tutto l’evento.
E’ importante quindi che sia ben illuminato e che non ci siano ostacoli alla vista.
Nel caso tu abbia necessità di uno schermo su cui proiettare delle presentazioni, dovrai anche assicurarti che sia ben visibile da qualunque punto della sala.
Per quanto riguarda l’audio, questo sarà ovviamente gestito in relazione al numero dei partecipanti e delle dimensioni della sala: non è detto che sia necessario, ad esempio, l’utilizzo di un microfono.
So che questi accorgimenti sembrano scontati, ma spessissimo ci rendiamo conto di questi problemi facilmente risolvibili solo quando è troppo tardi.
Senza scendere troppo nello specifico, la parola chiave è una: provare!
Verifica la situazione audio e video immedesimandoti nell’audience dell’evento, provando a verificare da vari punti della sala.
Allestimento evento aziendale – branding aziendale
Che tu stia organizzando una tavola rotonda per 20 persone o un meeting con 200 clienti in una location esterna, devi assicurarti che il tuo brand sia ben visibile.
Assicurati di avere dei banner con stampati sopra il logo, il nome dell’azienda e lo slogan, riposti ben visibilmente sia sul palco che nella sala.
Il logo deve essere inoltre presente su il più alto numero possibile di oggetti di scena, sia che tu abbia appeso dei poster che eventuali palloncini decorativi.
Puoi anche stampare il programma dell’evento per i partecipanti, fornire dei bloc notes col tuo marchio per far prendere appunti ai partecipanti e, in caso il budget te lo permetta, preparare degli oggetti con il tuo logo aziendale, come ad esempio le tipiche penne.
Allestimento evento aziendale – conclusione
Un allestimento perfetto si crea raggiungendo il giusto equilibrio di elementi.
La funzione principale dell’allestimento, non dimentichiamolo, è quello di essere di supporto agli obiettivi del meeting ed essere in linea con la tua azienda.
Questo deve essere fatto ovviamente assecondando le esigenze di stile: il tuo evento è il modo in cui la tua azienda si presenta ai clienti e ai collaboratori, e per questo deve essere indimenticabile.
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